TSJ: Los documentos administrativos, no son documentos públicos

La Sala de Casación Civil del TSJ mediante sentencia N° 408 del 4.10.22 señaló que los documentos administrativos no son documentos públicos, aduciendo lo siguiente:

«El procesalista Arístides Rengel Romberg, ha sostenido que la función del documento administrativo “no es otra que la de documentar los actos de la administración que versan sobre manifestaciones de voluntad del órgano administrativo que la suscribe o sobre manifestaciones de certeza jurídica”. (Tratado de Derecho Procesal Civil Venezolano. Tomo IV, p. 152).

Asimismo, la Sala Político Administrativa en sentencia número 300 de fecha 28 de mayo 1998 (caso: CVG Electrificación del Caroní), expediente número 12.818, expresó:

“…Esta especie de documentos –los administrativos- conforman una tercera categoría dentro del género de la prueba documental, y por tanto, no pueden asimilarse plenamente a los documentos públicos, ni a los documentos privados. La especialidad de los antecedentes administrativos radica, fundamentalmente, en que gozan de una presunción de legitimidad, autenticidad y veracidad, pero tal presunción puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario. Se distinguen así esta especie de documentos de los instrumentos públicos, que sólo pueden ser impugnados mediante la tacha de falsedad; y de los meros documentos privados, que pueden ser, incluso, desconocidos en contenido y firma por el adversario. Siendo los documentos administrativos –como los promovidos por la empresa apelante- un medio de prueba distinto de los documentos privados, resulta claro para esta Sala que no pueden aquellos quedar sometidos a la disposición consagrada en el aparte único del artículo 434 del Código de Procedimiento Civil, pues dicho precepto regula, única y exclusivamente, la oportunidad en que deben producirse los documentos privados. Observa la Sala, finalmente, que no existiendo una disposición procesal especial que regule la oportunidad en que deben producirse en juicio los documentos administrativos, razón por la cual resulta plenamente aplicable, en esta materia, el principio general consagrado en los artículos 396 y 400 del Código de Procedimiento Civil. En tal virtud, las partes que quieran servirse de un documento  de esta especie pueden anunciarlo o promoverlo en el lapso de promoción y producirlos o evacuarlos en la etapa de evacuación de pruebas…”.

En igual sentido, esta Sala en sentencia de fecha 16 de mayo 2003, (caso: Henry José Parra Velásquez contra Rubén Gilberto Ruiz Bermúdez), dejó sentado:

“…Los documentos públicos administrativos son aquellos realizados por un funcionario competente actuando en el ejercicio de sus funciones, pero que no se refiere a negocios jurídicos de los particulares, sino que tratan de actuaciones de los referidos funcionarios que versan, bien sobre manifestaciones de voluntad del órgano administrativo que la suscribe, conformando la extensa gama de los actos constitutivos (concesiones, autorizaciones, habilitaciones, admisiones, suspensiones, sanciones ,etc),o bien constituyen manifestaciones de certeza jurídica que son las declaraciones de ciencia y conocimiento, que a su vez, conforman la amplia gama de los actos declarativos (certificaciones, verificaciones, registros, etc.), y que por tener la firma de un funcionario administrativo están dotados de una presunción desvirtuable de veracidad y legitimidad de su contenido, en razón del principio de ejecutividad y ejecutoriedad que le atribuye el artículo 8 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, y por tanto deben considerarse ciertos hasta prueba en contrario…”.

La Sala acoge y reitera estos precedentes jurisprudenciales, y establece que si bien los documentos públicos administrativos son dictados por funcionarios de la Administración Pública en el ejercicio de sus funciones y en las formas exigidas por la ley, no son documentos públicos, sino una categoría distinta.

Las consideraciones expuestas permiten concluir que los documentos públicos se caracterizan por ser autorizados y presenciados, con las solemnidades legales, por un registrador, juez u otro funcionario o empleado público, que tenga facultades para dar fe pública; los privados por ser redactados y firmados por las partes interesadas, sin que intervenga ningún funcionario público, los cuales pueden adquirir luego autenticidad, si son reconocidos legal o judicialmente por sus autores; y los documentos administrativos por emanar de funcionarios de la Administración Pública, en el ejercicio de sus funciones, los cuales persiguen documentar las manifestaciones de voluntad o de certeza jurídica del órgano administrativo que la emite.

Respecto al valor probatorio de los documentos administrativos a la oportunidad en que los mismos deben producirse en el juicio, esta Sala en sentencia de fecha 21 de abril de 2009, (caso: Frigorífico Canarias, S.R.L, contra Cesare Buldo Pinto), expresó lo siguiente:

“Las documentales que denuncia el formalizante no fueron valoradas por la alzada y que, según su dicho, constituyen copias de autorizaciones de expendio de licores a favor de Frigorífico Canarias, S.R.L., tales instrumentos estarían ubicados dentro de la categoría de documentos administrativos y ellos a la luz de la jurisprudencia de esta Sala, invocada supra, tales instrumentos no se equiparan a los públicos, simplemente son una tercera categoría de documentosa los que puede atribuirse carácter de auténtico por el hecho de que hay certeza de quien es su autor: un funcionario público y , en consecuencia, se asemeja a los documentos privados reconocidos o tenidos por reconocidos contemplados en el artículo 1.363 del Código Civil pero sólo en lo atinente a su valor probatorio, ya que en ambos casos, se tiene por cierto su contenido, pero las declaraciones contenidas en los mismos pueden ser objeto de impugnación a través de cualquier medio probatorio capaz de desvirtuar su veracidad.

Sobre la especie el autor  Juan Montero Aroca ha dicho: “…Son los autorizados por funcionario de la Administración, de cualquier administración pública, siempre en el marco de su competencia y con las solemnidades legales…” (Montero Aroca, Juan. La prueba en el proceso civil. Editorial Civitas, Madrid, España. 1998, pags. 143 y ss).

Aunque sea cierto lo denunciado por el formalizante, en el sentido de que la recurrida no analizó los documentos públicos administrativos promovidos en alzada, dichos documentos se identifican con la categoría de los administrativos, los que deben producirse en el juicio en la etapa de promoción y evacuación de pruebas en el juzgado de la causa y no en la segunda instancia, tal como lo señala el recurrente.

El artículo 520 del Código de Procedimiento Civil, establece la prohibición de admitir en alzada cualquier tipo de pruebas, a excepción de “…instrumentos públicos, la de posiciones y el juramento decisorio…”, lo que significa que los referidos documentos administrativos que dice el formalizante que promovió en alzada, no podían ser admitidos por la recurrida, mucho menos analizados.

De conformidad con la doctrina anteriormente transcrita, los documentos administrativos son una tercera categoría de documentos que se asemejan a los documentos privados reconocidos o tenidos por reconocidos como se dijo ut supra contemplados en el artículo 1.363 del Código Civil, únicamente en lo atinente a su valor probatorio y los cuales deben ser producidos en juicio “…en la etapa de promoción y evacuación de pruebas en el juzgado de la causa y no en la segunda instancia, tal como lo realizó el recurrente…”.

En aplicación de estas consideraciones al caso concreto, la Sala observa que las Constancias emanadas por el Consejo Comunal de Villa Juana de fecha 23 de julio de 2021, fueron consignadas por la parte actora junto con el escrito de informes presentado ante la alzada, la cual fue valorada por el juez ad quem, a pesar de que esas pruebas fueron irregularmente incorporadas al proceso luego de vencida la oportunidad para ello, lo cual determina la infracción del artículo 520 del Código de Procedimiento Civil.

Por tanto, aún frente al hecho configurativo del vicio de suposición falsa, tal yerro no resulta determinante en el dispositivo del fallo, pues el juez de segundo grado desestimó la pretensión al no acreditarse la convivencia, además de que las pruebas incorporadas en segundo grado resultan manifiestamente extemporáneas, por lo cual, se desecha la denuncia».